我在新郑机场跑货运, 这中间十几年的时间过去之后, 我经手的空运文件这一项内容, 数量少的计算的话, 最少也得有一万份这么多。
很多的发货人他们心里觉得航空文件这个东西主要就是走一个形式而已, 把单子填好就算完成了事情, 可是真正到了实际操作环节那个时刻才发现情况并非如此, 一个报关单据如果有错误的地方哪怕只是填错了一个数字这样的细节问题, 货物就能在海关那里卡顿上一整天的时间。
新普空运航空文件上面列出的条目其实不算特别的多, 但是每一个条目背地里都藏着不少需要小心的门道, 我今天准备把我自己这些年走弯路踩过的坑还有自己总结出来的一些经验全部都一次性的跟大家讲清楚, 真心希望这样能够让那些正准备去发货的朋友得到一些帮助。
新普空运航空文件要求
经常有人拿新普空运航空文件到底需要准备什么东西来问我, 核心答案就是四样东西, 也就是空运提单、商业发票、装箱单以及报关委托书, 这四样文件当中任何一样缺失都做不到顺利出货, 但具体情况要看不同的品类要求, 这些方面的差别是非常大的, 如果是走冷链的医药原料, 就必须额外附上温区控制记录还有卫生检疫证明, 对于包含电池的电子产品这一类别, 则需要提供UN38.3测试报告和安全数据表。
我认识一位在汽车配件行业做生意的朋友, 他把整整三个集装箱的货物运到了德国法兰克福这个地方, 由于他在发货之前, 没有认真地去核对那些零件对应的海关编码究竟是什么, 所以等到货物到了机场的时候, 海关方面直接就给退了单子, 仅仅为了修改那些单据, 他就耗费了两天多的时间, 最后算下来, 因为滞留在仓库里产生的费用, 小几千块钱就这么白白地浪费掉了, 没有任何意义。
另外有一点是非常容易被忽略的, 那就是文件上写的商品名称必须是和实际到货的东西严丝合缝, 一模一样, 绝对不可以是差不多就行。比方说不能只是笼统地填上一个“电子元器件”这种大类的词就完事儿了, 非得把细节掰碎了写到像“LED驱动电源模块, 额定电压24V, 单件净重1.2kg”这个地步才算过关。
这两年新郑机场那边做安检的还有负责海关查验的人员手里拿的放大镜越来越细, 你一旦在品名那儿写得模棱两可、含糊不清, 十有八九会直接给你引来开箱查验这一桩麻烦事, 这样一来, 花在上面等待的时间成本就成了一个大窟窿, 完全就没法再预估和控制了。
我一般会建议发货人把具体的那个品名的描述提前拿去让做报关的同行先预审一下, 不要自己在那里闷头的写。这样做的目的是省得以后会来回折腾。
新普空运文件怎么准备
在实操的层面, 我个人习惯把文件准备工作拆分成两个关键的时间节点, 具体是这样操作的, 首先在装货之前的48个小时内, 要把商业发票、装箱单、报关委托书这一整套材料全部发出去给报关行那边去核对, 在这个时间点如果发现有任何错误, 修改起来的成本是最小的, 到了第二个时间节点, 也就是装货之前的12个小时, 必须再去确认一下空运提单上所有的相关信息是不是都对了, 需要一一核对起飞地、目的地、件的总数、实际测量出来的重量以及体积重量, 这里头的任何一个字段都是不能遗漏的。
我特别强调重量一定要用电子秤实测后填写。别估着来, 航空货运系统对重量偏差的容忍度极低。
差个几十克都可能被拦下来重新过秤, 耽误的是整个航班。
如果你们要通过新普机场去走那条国际航线的话，那么你就还得特别留意一下目的地港口那边对于文件格式到底有什么样的具体规定, 虽然只是同一份装箱单这么简单东西, 但是如果是发往欧盟和如果是发往东南亚的话, 海关申报格式是完全是完全不同的两码事, 我平时都是把那些常用目的港的模板都好好存着的, 等到发货之前就直接套用就行了, 另外我还要提醒你注意一点就是, 电子件发完了并不是就算事情办完了, 纸质签章件至少要留两份, 一份是给航空公司交的, 另一份是自己留着底档的, 要是真的遇到了那些扯皮的事情, 你手里如果没有原件的话就会变得完全被动了。
这里所说的话, 其实汇总成了一个最主要的内容点, 也就是新普空运航空文件这件事儿, 它并不属于那种货物离开了以后再去补充准备的情况, 而是属于在发货活动正式开始以前的时间段里面, 就需要被完全梳理清楚并处理妥当的一项工作, 如果你是属于第一次去尝试走这一条线路的人, 那么请你老老实实地把手里存在的每一份文件都展示给拥有相关经验的报关业内人士进行一次检查和完善, 这样所节约出来的时间投入, 比起你通过自己去摸索所可能付出的代价来说, 绝对是非常合算的一件事情。
